メインメニューにある【秘書業務】とは、年間を通じて業務を管理したり、今日やらなくてはならない作業を確認できる機能になります。

秘書業務はオプション機能になっています。
ご利用には別途ご契約が必要です。

使用前の準備。

秘書業務を利用するためには、事前に設定が必要になります。
設定はマスタで行いますが、 秘書業務オプションご契約後でなければ設定できません。

設定の場所は以下になります。

メインメニュー　→　【マスタ】　→　【F11 会社情報】　→　【始業終業作業設定】

ここでは秘書業務で利用する条件を作成します。
条件は、コード・項目・数字・期間・前後・作業を組み合わせて作成します。

コード

他と重複しない数字を入力してください。
コードの変更や削除をした場合、既存のデータにも影響があります。

項目で利用できる条件

• 車検
• 点検
• 誕生日
• 自賠責期限
• 任意保険期限
• 消耗品交換予定日

数字で利用できる条件

数字は手入力で入力します。
【期間】の設定と組み合わせて、【１】【日】や【１２】【ヶ月】などの条件になります。

期間で設定できる条件

• ヶ月
• 日
• 週間

前後で設定できる条件

• 前
• 後

作業で設定できる条件

• ハガキを送る
• 電話をする
• 封書で送る
• Ｅメールを送信する

以上を利用して、条件を作成します。

条件例：顧客の誕生日の１ヶ月前にハガキを送る。

• コード： 他と重複しないもの
• 項目：誕生日
• 数字：1
• 期間：ヶ月
• 前後：前
• 作業：ハガキを送る

このように設定をすることになります。

【秘書業務】で作業日程を設定する。

【秘書業務】では作業日程を基準にして、【始業終業作業設定】で準備した条件文を利用することになります。

作業日程では【いつから】～【いつまで】という形式で基準日を設定します。

例えば【1月1日】～【1月1日】と設定すれば、1日だけを基準とします。
【1月1日】～【1月31日】と設定すれば、月を全部基準とします。

上記の誕生日を迎える顧客リストの条件例の場合、作業日程で設定した基準日から1ヶ月後に誕生日を迎える顧客リストが表示されることになります。

リスト（印刷プレビュー）を表示する。

【F9 印刷】を押すと、まずはリスト（印刷プレビュー）が表示されます。

設定した作業日程に複数の条件が存在している場合、リストは条件ごとに表示されます。

例えば、車検と誕生日を抽出する条件が存在している場合、車検のリストが表示されたあと、【閉じる】と次の誕生日のリストが表示されます。

リストを確認して問題がなければ印刷プレビューの画面で【印刷】を押してください。

【始業終業作業設定】のコード順通りに印刷できません。

マスタ【始業終業作業設定】で 設定したコード順にはリストは作成されません。

リストが作成される順番は【項目】の順番になっています。

車検　→　点検　→　誕生日　→　自賠責期限　→　任意保険期限　→　消耗品交換予定

この順番でリストは作成されることになります。
【項目】の順番を変更することも出来ませんので、あらかじめご了承ください。